Fatturazione Elettronica Forfettari e Partite IVA: Guida 2026
Dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti italiani, inclusi i forfettari e i minimi (con alcune eccezioni residuali). Se hai una partita IVA e non hai ancora dimestichezza con il sistema, questa guida ti spiega tutto quello che devi sapere per essere in regola.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica (e-fattura) è un documento in formato XML strutturato secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. A differenza di una fattura cartacea o di un semplice PDF, il formato XML consente la lettura automatica da parte del Sistema di Interscambio (SDI) — il canale obbligatorio attraverso cui passano tutte le fatture elettroniche in Italia.
Non è sufficiente inviare un PDF al cliente: la fattura deve essere in formato XML e transitare obbligatoriamente dal SDI.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
Il SDI è una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che:
- Riceve la fattura dal mittente (o dal suo software/intermediario)
- Verifica formalmente il file XML (dati obbligatori, partita IVA del destinatario, codice SDI)
- Consegna la fattura al destinatario nel suo cassetto fiscale o tramite il suo canale di ricezione
- Rilascia una ricevuta al mittente (accettazione o scarto)
Se il SDI scarta la fattura, non è stata emessa: bisogna correggere l’errore e reinviarla.
Le tempistiche di emissione
Esistono due tipi di fattura elettronica con tempistiche diverse:
| Tipo | Quando emettere | Termine di invio al SDI |
|---|---|---|
| Fattura immediata | Al momento della cessione/prestazione | Entro 12 giorni dalla data dell’operazione |
| Fattura differita | Entro il mese successivo all’operazione | Entro il 15 del mese successivo all’operazione |
Attenzione: la data della fattura e la data di invio al SDI possono non coincidere. Quello che conta ai fini fiscali è la data di emissione (data del documento). Ma il mancato invio entro i termini comporta sanzioni.
Sanzioni per invio tardivo
- Entro i termini: nessuna sanzione
- Fino a 90 giorni di ritardo: sanzione dal 90% al 180% dell’imposta
- Oltre 90 giorni o emissione omessa: sanzione dal 100% al 200%
Tramite ravvedimento operoso la sanzione si riduce significativamente — ma è sempre meglio rispettare i termini.
Il codice SDI (o codice destinatario)
Il codice SDI è il codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale di ricezione delle fatture del tuo cliente. Va inserito nell’XML della fattura.
Come si ottiene:
- Aziende e partite IVA: devono comunicarti il loro codice SDI (o la PEC per la ricezione)
- Privati senza partita IVA: non hanno un codice SDI — si usa il codice “0000000” (7 zeri) e la fattura va nel cassetto fiscale del cliente sul portale dell’Agenzia delle Entrate
- Pubblica Amministrazione: usa il codice ufficio (Codice IPA), diverso dal SDI privato
Cosa fare se il cliente non ti dà il codice SDI: puoi emettere la fattura con il codice “0000000” per i privati. Per le aziende, in assenza di comunicazione, puoi usare la PEC del cliente se disponibile.
Gli strumenti per emettere fatture elettroniche
1. Portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Accessibile tramite SPID, CIE o CNS. Permette di emettere e ricevere fatture senza costi. È lo strumento base, adatto a chi emette poche fatture al mese.
Limite: nessuna integrazione con la contabilità, inserimento manuale di tutti i dati.
2. Software di fatturazione (a pagamento)
Soluzioni come Fatture in Cloud, Aruba, Zucchetti, TeamSystem e molti altri. Automatizzano l’invio al SDI, archiviano le fatture e si integrano con la contabilità.
Costo indicativo: da €5 a €30/mese per soluzioni per liberi professionisti e PMI.
3. Delega al commercialista
Puoi delegare l’emissione e la ricezione delle fatture al tuo studio commercialista. Garantisce la correttezza formale e l’integrazione con la contabilità.
La conservazione sostitutiva: obblighi
La fattura elettronica, una volta emessa e accettata dal SDI, deve essere conservata per 10 anni in formato digitale conforme alle normative. Non è sufficiente salvarla in locale sul PC — la conservazione sostitutiva deve rispettare specifici requisiti tecnici e legali (D.Lgs. 82/2005 – CAD).
Le soluzioni:
- Portale AdE: conservazione gratuita tramite il cassetto fiscale (ma con limitazioni di accesso nel tempo)
- Software di conservazione certificata: inclusa in molti gestionali a pagamento
- Delega al commercialista: il nostro studio gestisce la conservazione sostitutiva per i clienti
Errore comune: stampare la fattura elettronica e conservare solo la copia cartacea. Non è valido ai fini della conservazione obbligatoria.
Fattura elettronica per i forfettari
Dal 1° gennaio 2024, anche i contribuenti in regime forfettario sono obbligati alla fatturazione elettronica.
Particolarità dei forfettari:
- La fattura non riporta IVA (il regime è esente — si indica “operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, della Legge n. 190/2014”)
- Non si applica la ritenuta d’acconto (va indicato che non è soggetto a ritenuta)
- Si applica la rivalsa INPS del 4% (facoltativa, ma riduce il costo contributivo netto)
- Si indica l’importo del bollo (€2) se la fattura supera €77,47 e non ha IVA
Gli errori più comuni nella fatturazione elettronica
- Codice fiscale o P.IVA del cliente errata: lo SDI scarta la fattura — bisogna correggerla e reinviarla entro il termine di 5 giorni
- Natura IVA errata: usare N2.1 (operazione non soggetta) invece di N1 (escluse ex art. 15) cambia il trattamento fiscale
- Data della fattura nel futuro: alcune piattaforme non accettano date future, e lo SDI potrebbe rifiutare l’invio anticipato
- Mancata indicazione del bollo: obbligatorio sulle fatture esenti da IVA > €77,47
- Invio dopo i 12 giorni: la fattura immediata ha tempi stretti, passato il periodo occorre pagare la sanzione tramite ravvedimento operoso
Come ricevere le fatture dei fornitori
Le fatture dei tuoi fornitori arrivano nel tuo cassetto fiscale sul portale dell’Agenzia delle Entrate, oppure tramite il canale SDI che hai configurato (software, PEC, ecc.).
Cosa fare alla ricezione:
- Verificare la correttezza dei dati (tuo codice fiscale/P.IVA, importo, natura IVA)
- Registrarla nella contabilità
- Conservarla nel sistema di conservazione sostitutiva
Se una fattura ricevuta è errata, devi richiedere al fornitore l’emissione di una nota di credito (fattura di rettifica) e la riemissione corretta.
Studio CITI snc: gestione completa della fatturazione elettronica
Il nostro studio gestisce la fatturazione elettronica per professionisti e aziende a Milano: dall’impostazione del sistema all’emissione, dalla conservazione sostitutiva all’integrazione con la contabilità. Operiamo dal 1984 e abbiamo seguito la transizione digitale per centinaia di clienti.
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